Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ bao gồm những gì? Đây là thắc mắc chung của nhiều cá nhân/doanh nghiệp khi mới tham gia vào giao dịch trao đổi hàng hóa nước ngoài. Đừng lo lắng! Trong bài viết này, Vạn Hải sẽ tổng hợp tất cả chứng từ cần thiết cho hoạt động xuất nhập khẩu. Cùng tham khảo ngay nhé!
Theo quy định tại Điều 16, Thông tư 39/20218/TT-BTC, những chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc bao gồm:
Hợp đồng mua bán hay Sales Contract là một văn bản thoả thuận giữa bên mua và bên bán, đề cập đến các nội dung như: Thông tin các bên tham gia giao dịch, thông tin về hàng hóa, điều kiện giao hàng, địa điểm giao nhận, phương thức thanh toán,…
Hóa đơn thương mại hay Commercial Invoice là chứng từ do người xuất khẩu phát hành, được sử dụng để yêu cầu người mua thanh toán cho lô hàng theo thỏa thuận đã ghi rõ trong hợp đồng. Chức năng chính của hóa đơn thương mại là cung cấp chứng từ cho việc thanh toán. Vì lý do này, trên hóa đơn thương mại cần thể hiện một cách rõ ràng các thông tin: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng của người được thanh toán,….
Phiếu đóng gói hàng hóa hay Packing List là chứng từ mô tả chi tiết cách hàng hóa được đóng gói. Dựa vào packing list, người đọc có thể nắm rõ được các thông tin về số lượng, dung tích, trọng lượng mỗi kiện hàng trong lô hàng…
Vận đơn (Bill of Lading) là chứng từ xác nhận rằng việc hàng hóa đã được đưa/xếp lên phương tiện vận tải (như tàu biển hoặc máy bay). Khác với vận đơn đường biển gốc, vận đơn còn có chức năng chứng minh quyền sở hữu đối với hàng hóa được ghi trên đó.
Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là một tài liệu mà chủ hàng hoặc chủ phương tiện vận chuyển cần kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng hoặc phương tiện trong quá trình thực hiện việc xuất và nhập khẩu hàng hóa ra/vào lãnh thổ của Việt Nam.
Những loại chứng từ xuất nhập khẩu thường có bao gồm:
Hóa đơn chiếu lệ hay Proforma Invoice, có thể được xem như một phiên bản tạm thời hoặc bản nháp của hóa đơn chính thức. Nội dung trên hóa đơn mẫu có thể tương đồng với hóa đơn thương mại tiêu chuẩn, tuy nhiên, nó không được dùng để thanh toán.
Tín dụng thư (L/C) là một loại chứng từ được phát hành bởi ngân hàng theo yêu cầu của người nhập khẩu. Đây là Đây là một cam kết từ phía ngân hàng dành cho người bán, về việc sẽ thanh toán một khoản tiền cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.
Là loại chứng từ được kí phát bởi người bảo hiểm, có chức năng cam kết bồi thường cho người nhận bảo hiểm.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (hay C/O) là loại chứng từ được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu, xác nhận rằng hàng hóa xuất khẩu đã được sản xuất ngay tại nước đó. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cho thấy nguồn gốc sản xuất của hàng hóa tại một vùng lãnh thổ hoặc quốc gia cụ thể.
Chứng thư kiểm dịch là loại chứng từ được cấp bởi cơ quan kiểm dịch động/thực vật, nhằm xác nhận rằng lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Chứng chỉ này có vai trò quan trọng trong việc ngăn ngừa sự lan lan dịch bệnh giữa các quốc gia/ vùng lãnh thổ khác nhau.
Ngoài những chứng từ nêu trên thì khi làm bộ chứng từ xuất nhập khẩu bạn cũng có thể cần phải chuẩn bị bao gồm:
- Giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu (nếu có)
- Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
- Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis)
- Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
- Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
- Bản chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS – Material Safety Data Sheet)
Như vậy, trong bài viết trên Vạn Hải đã tổng hợp tất cả chứng từ có thể có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Hy vọng những thông tinh hữu ích này đã giúp cho hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ hơn.
